Dokumendihaldus

Dokumendihaldus

AccountStudio dokumendihaldus on integreeritud majandustarkvara võimaluste ja moodulitega, mis aitab hallata ettevõtte dokumentatsiooni süstematiseeritult. Teisisõnu terviklik digitaalne süsteem dokumentide haldamiseks, kasutamiseks ja säilitamiseks ning raamatupidamislike andmetega seostamiseks.

Dokumendihaldus on heaks töövahendiks firmale, kus soovitakse talletada kogu ettevõtte dokumentatsioon süstematiseeritult ühes kohas ja dokumentidele peavad turvaliselt ligi pääsema inimesed erinevatest asukohtadest.

Erinevate algdokumentide arhiveerimine ja säilitamine on paras peavalu igale ettevõttele, kus tekib igapäevaselt ostutšekke, arveid, lepinguid, tootefotosid, garantiireklamatsioone või muid dokumente. Reeglina edastatakse dokumendid vastavale töötajale, kes need käsitsi arhiveerib. AccountStudio dokumendihaldust kasutades see vajadus kaob. Inimesed pääsevad dokumentidele turvaliselt ligi erinevatest asukohtadest ja kogu ettevõtte dokumentatsioon talletub süstematiseeritult ühes kohas.

Dokumendihalduses on kõik dokumendifailid ühes raamatupidamise andmebaasis ning leitavad sama lihtsalt ja kiirelt kui raamatupidamiskanne. Ja väga tähtis on ka, see et kogu protsessi juures on täidetud kõik Raamatupidamise seaduse nõuded.

Lisaks on võimalik määrata dokumentidele menetlejaid, kes peavad dokumentidega tutvuma ja need heaks kiitma.

Salvesta oma algdokumendid manusena dokumendihaldusesse. Pole vahet kas algdokument on saadetud: pildi kujul, e-postiga, e-arvena või skaneeritud – dokumendid võivad tulla eri kanalitest ja olla eri formaadis. Sobivad ka telefoniga pildistatud dokumendid ja miks mitte ka näiteks telefoniga salvestatud helifailid.

Olles dokumendid manusena salvestanud rakendub täisdigitaalne menetlusprotsess, mis tagab asutusesisese:

• menetlusringi ja kinnitusring
• menetluse kulg on osapooltele nähtav

Protsess on iseenesest äärmiselt lihtne – iga kasutaja saab elektroonilisel kujul tulnud dokumendi, olgu see siis e-arve, pdf, jpg või mõni muu formaat, manusena salvestada raamatupidamisprogrammi, määrata sellele menetlejad ja sealt edasi siduda vastava kande, lepingu või dokumendiga. Üks dokument võib olla seotud mitme eri andmestikuga ja üks andmestik mitme eri dokumendiga.

Dokumente ja kandeid võib olla palju ja erinevaid ning neid saab siduda erinevate tarkvaras olevate andmestikega:

• arved – pdf või pildistatud, e-arve
• kanded
• isikud (nt. passikoopia, ülikooli lõputunnistus, juhiloa pilt jne)
• lepingud (nt tagatiseks oleva korteri pilt laenulepingu juurde jne)
• projektid
• põhivarad (nt. hooldusjuhend jne)
• defekteerimisakt (nt. katkise seadme pilt jne)

Kõigi dokumentide puhul saab algatada vastavate raamatupidamislike dokumentide ja kannete loomise automaatselt. Eriti mugav on see kindlasti sisse tulnud e-arvete puhul. Dokumendihalduse lahenduse puhul ei ole esitatud dokumente vaja hoida eraldi failiserveris, need on kindlalt hoitud AccountStudio serveris ja alati leitavad vastavate kannete ja dokumentide juurest. Samuti tehakse neist koos teiste raamatupidamisandmetega varukoopia.

Igast dokumendist jääb alles ajalugu dokumendi teekonnast. Kes on dokumenti vaadanud, lisanud või heaks kiitnud. Säilib kustutamise ajalugu, kustutaja ja aeg. Dokumendi kustutamisel märgitakse dokument kustutatuks.

Kõik sinu ettevõtte dokumendid ühes kohas ja seotud raamatupidamisega!